HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM POWERPOINT

1. Powerpoint dùng để làm gì?

PowerPoint là công cụ quen thuộc trong học tập và công việc, hỗ trợ người dùng thiết kế slide phục vụ cho nhiều mục đích thuyết trình khác nhau. Một số ứng dụng phổ biến có thể kể đến như:

• Trình bày sản phẩm hoặc dịch vụ.

• Soạn bài giảng trực quan cho lớp học.

• Dùng cho cá nhân: lập bản đồ tư duy, trình chiếu ảnh kỷ niệm.

• Chuẩn bị tài liệu bán hàng và tiếp thị.

• Thiết kế bài trình bày cho sự kiện: đám cưới, lễ kỷ niệm, họp mặt gia đình.

• Thuyết trình dự án, kế hoạch ngân sách và tài chính.

• Tạo các tài liệu bổ trợ như chứng chỉ, lịch, báo cáo, sơ đồ, biểu đồ trong nhiều lĩnh vực.

2. Những thao tác cơ bản khi làm Powerpoint

Chọn theme cho slide PowerPoint

Cách 1: Dùng hình nền mặc định trong PowerPoint

Bạn chỉ cần vào tab Design trên thanh menu, sau đó chọn mẫu nền có sẵn trong mục Themes để áp dụng cho slide.

Cách 2: Dùng hình ảnh từ thiết bị làm nền slide

Vào tab Design, chọn Format Background, sau đó tải lên hình ảnh lưu trong máy để đặt làm nền cho slide.

Tiếp đến, tick vào ô Picture or texture fill, đồng thời tại phần Insert picture from chọn mục File.

Đi đến nơi lưu trữ hình muốn chèn làm hình nền cho slide để chọn ảnh và nhấn Open để tải ảnh lên.

Kết quả thu được sau khi chọn hình nền cho slide Powerpoint từ thiết bị.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng hình ảnh từ thư viện ảnh trực tuyến bằng cách nhấn vào Online Picture, sau đó chọn bức ảnh muốn để làm hình nền cho slide và bấm Insert.

Thêm một slide PowerPoint mới

Một bài thuyết trình thường gồm nhiều phần, từ slide mở đầu đến các slide nội dung chi tiết. Để thêm slide mới trong PowerPoint, bạn vào tab Home, chọn New Slide, rồi lựa chọn mẫu bố cục phù hợp cho phần nội dung cần trình bày.

Trường hợp nếu muốn thêm 1 slide mới có cùng kiểu định dạng với slide trước đó, thì bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào slide đó rồi chọn Duplicate Slide.

Thêm nội dung vào slide PowerPoint

Nội dung là phần quan trọng nhất của một slide. Tùy mục đích, bạn có thể chèn chữ, hình ảnh, biểu đồ, video hay âm thanh. Để thêm văn bản vào PowerPoint, hãy vào tab Insert trên thanh menu và chọn Textbox.

Tiếp đến, bạn click chuột đến vị trí muốn thêm nội dung và gõ nội dung cần chèn vào slide.

Định dạng văn bản trên slide PowerPoint

Để định dạng văn bản trong PowerPoint (như font chữ, cỡ chữ, màu sắc hay hiệu ứng), bạn chỉ cần bôi đen đoạn văn bản, vào tab Home trên thanh menu rồi chọn các tùy chỉnh trong nhóm Font.

Lưu ý khi định dạng:

• Ưu tiên dùng font chữ đơn giản, dễ đọc.

• Nên để cỡ chữ từ 28 trở lên để đảm bảo rõ ràng.

• Chọn màu chữ có độ tương phản với nền để làm nổi bật nội dung.

• Hạn chế sử dụng quá nhiều màu chữ trên cùng một slide để tránh rối mắt.

Chèn hiệu ứng vào slide PowerPoint

Để slide trở nên sinh động và chuyên nghiệp, bạn có thể thêm các hiệu ứng trong PowerPoint như hiệu ứng cho văn bản, hình ảnh, biểu đồ hay cả phần chuyển slide.

Cách thực hiện: chọn đối tượng muốn thêm hiệu ứng, vào tab Animations trên thanh menu, rồi lựa chọn hiệu ứng phù hợp.

Để chèn hiệu ứng chuyển slide, bạn chọn slide cần áp dụng, vào tab Transitions trên thanh menu, rồi chọn hiệu ứng mong muốn.

Thêm hình ảnh vào slide PowerPoint

Trong bài thuyết trình, ngoài văn bản chính, việc thêm hình ảnh minh họa sẽ giúp slide sinh động và dễ hiểu hơn.

Để chèn hình ảnh vào PowerPoint, hãy nhấp vào vị trí muốn đặt ảnh trên slide, sau đó vào tab Insert trên thanh menu. Tại đây, bạn có thể chọn nhiều cách chèn ảnh khác nhau, chẳng hạn như:

• Chèn ảnh từ máy tính.

• Chèn ảnh trực tuyến từ Internet hoặc thư viện ảnh tích hợp sẵn.

• Chèn ảnh từ bộ sưu tập icon, hình minh họa mà PowerPoint cung cấp.

Cách 1: Để chèn hình ảnh từ máy tính, bạn chọn mục Pictures, sau đó đi đến thư mục chứa hình ảnh cần chèn để chọn ảnh.

Cách 2: Nếu muốn chèn hình ảnh từ thư viện ảnh online, bạn chọn mục Online Pictures.

Tạo Slide Master cho PowerPoint

Slide Master trong PowerPoint là tính năng giúp bạn định dạng toàn bộ bài thuyết trình một cách đồng bộ, thay vì chỉnh từng slide riêng lẻ. Với Slide Master, bạn có thể thiết lập font chữ, màu sắc, bố cục, hiệu ứng chuyển động, cũng như kích thước và vị trí của hình ảnh, video hay biểu đồ.

Để sử dụng, hãy vào tab View → chọn Slide Master. Tại đây, bạn tiến hành thiết lập định dạng chung cho toàn bộ slide trong cùng một file. Lưu ý: bạn chỉ định dạng, không nhập nội dung ở Slide Master.

Cách trình chiếu slide PowerPoint

Sau khi đã hoàn thành xong slide của mình một cách hoàn chỉnh, bạn có thể thực hiện trình chiếu slide theo 2 cách:

Cách 1: Trình chiếu từ slide từ trang đầu đầu tiên bằng cách nhấn phím F5 trên bàn phím hoặc chọn Slide Show -> From Beginning.

Cách 2: Trình chiếu slide từ trang đang mở bằng cách nhấn tổ hợp phím Shift + F5 trên bàn phím hoặc chọn Slide Show -> From Current Slide.

Bạn có thể di chuyển giữa các trang slide bằng cách:

• Nhấn mũi tên sang phải/mũi tên xuống dưới trên bàn phím hoặc click chuột vào góc phải màn hình để chuyển sang slide tiếp theo.
• Nhấn mũi tên sang trái/mũi tên lên trên hoặc click chuột vào góc trái màn hình để trở về slide trước đó.

Cách lưu file PowerPoint

Để lưu file PowerPoint trên máy tính, bạn chọn tab File trên thanh menu rồi chọn mục Save, sau đó, chọn nơi lưu trữ rồi lưu file dưới định dạng .pptx hoặc .ppt.

Cách thêm ghi chú của diễn giả

Thay vì đưa quá nhiều thông tin lên slide, hãy chọn lọc những ý chính và bổ sung hình ảnh minh họa. Các nội dung chi tiết có thể lưu vào phần Speaker Notes để bạn tham khảo khi thuyết trình.

Bước 1: Để mở ngăn ghi chú, ở dưới cùng của cửa sổ, hãy bấm vào nút Ghi chú trong PowerPoint.

Bước 2: Bấm vào bên trong ngăn Ghi chú bên dưới trang chiếu và bắt đầu nhập ghi chú của bạn.

3. 7 mẹo giúp việc dùng Powerpoint hiệu quả

• Giảm số lượng slide: Chỉ dùng những trang cần thiết để giữ thông điệp rõ ràng và tránh lan man.

• Chọn cỡ chữ dễ đọc: Sử dụng font đơn giản, cỡ chữ từ 30px trở lên để khán giả có thể đọc rõ ngay cả khi ngồi xa.

• Đơn giản hóa văn bản: Ưu tiên gạch đầu dòng hoặc câu ngắn gọn. Tránh nhồi nhét nhiều chữ vì một số máy chiếu có thể cắt mất phần nội dung ở mép.

• Tận dụng hình ảnh trực quan: Dùng ảnh, biểu đồ, sơ đồ hoặc SmartArt để minh họa. Tuy nhiên, không nên lạm dụng quá nhiều yếu tố trực quan trong cùng một slide.

• Ghi chú cho biểu đồ và đồ thị: Thêm chú thích ngắn gọn, đủ để người xem hiểu mà không bị rối bởi câu dài.

• Giữ nền slide tinh tế và nhất quán: Chỉ nên dùng một chủ đề xuyên suốt để slide trông chuyên nghiệp, tránh nền quá sặc sỡ gây mất tập trung.

• Kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Đây là chi tiết nhỏ nhưng quan trọng, thể hiện sự chỉn chu và tôn trọng khán giả.